Política de privacidad del chatbot IA

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales relacionados con la contratación y gestión del servicio es Hito Creativo S.L., con NIF/CIF B25956608, domicilio en Plz. Asdrubal 16, C.p. 11008, Cádiz y correo electrónico de contacto hola@holania.es.

Cuando el chatbot se instala en la web de un cliente, dicho cliente puede actuar como responsable del tratamiento respecto de los datos que sus propios usuarios introduzcan en el chatbot, especialmente si el asistente se utiliza para atención comercial, contacto, captación de oportunidades, soporte o gestión de consultas.

2. Datos que puede tratar el chatbot

El chatbot puede tratar diferentes tipos de información en función de la configuración del servicio y del uso que hagan los usuarios.

• Mensajes y consultas introducidas por los usuarios en el chatbot.
• Datos de contacto que el usuario decida facilitar, como nombre, email, teléfono o empresa.
• Información relacionada con una solicitud de presupuesto, demo, soporte o contacto comercial.
• Datos técnicos básicos, como fecha, hora, identificadores de sesión, dominio autorizado o página desde la que se inicia la conversación.
• Información agregada para informes, estadísticas de uso, preguntas frecuentes, temas más consultados o recomendaciones de mejora.

Se recomienda no introducir datos personales innecesarios, datos de terceros o información especialmente sensible en el chatbot, salvo que exista una base jurídica adecuada y una finalidad clara.

3. Finalidades del tratamiento

Los datos tratados a través del chatbot pueden utilizarse para las siguientes finalidades:

• Responder consultas realizadas por usuarios de la web.
• Orientar al usuario sobre servicios, productos, condiciones, precios, horarios, documentación o próximos pasos.
• Gestionar solicitudes de contacto, demo, presupuesto o soporte cuando el usuario facilite sus datos.
• Generar informes de actividad, preguntas frecuentes, temas repetidos y oportunidades detectadas.
• Mejorar las fuentes de información, contenidos de la web y funcionamiento del asistente.
• Controlar el consumo mensual, uso del servicio y límites asociados al plan contratado.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales o de seguridad cuando corresponda.

4. Base jurídica del tratamiento

La base jurídica dependerá del uso concreto del chatbot y de la relación existente entre el usuario, el cliente y el proveedor del servicio.

• Ejecución de medidas precontractuales o contractuales: cuando el usuario solicita información, presupuesto, demo o soporte.
• Consentimiento: cuando el usuario facilita datos de contacto para recibir respuesta o acepta un uso concreto de sus datos.
• Interés legítimo: para responder consultas, mejorar el servicio, mantener la seguridad y analizar el uso de forma proporcionada.
• Cumplimiento de obligaciones legales: cuando sea necesario conservar o comunicar información por exigencia normativa.

La base jurídica concreta deberá adaptarse a la configuración real del chatbot y a la política de privacidad del negocio donde se instale.

5. Conservación de los datos

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recogidos, gestionar la consulta, prestar el servicio, generar informes o atender posibles responsabilidades.

Los periodos concretos de conservación pueden variar según el plan contratado, configuración del servicio, antigüedad de informes incluida y obligaciones legales aplicables.

Cuando los datos dejen de ser necesarios, se podrán bloquear, anonimizar o eliminar conforme a los criterios técnicos y legales aplicables.

6. Proveedores, encargados y destinatarios

Para prestar el servicio pueden intervenir proveedores técnicos relacionados con alojamiento web, infraestructura, correo electrónico, almacenamiento, analítica, seguridad, automatización o servicios de inteligencia artificial.

En caso de utilizar proveedores externos de IA, las consultas podrán ser procesadas técnicamente para generar respuestas, siempre de acuerdo con la configuración del servicio y las condiciones aplicables.

Cuando corresponda, se formalizarán los acuerdos necesarios con encargados del tratamiento conforme al RGPD y la normativa española de protección de datos aplicable.

7. Responsabilidad del cliente que instala el chatbot

El cliente que instala el chatbot en su web debe asegurarse de que el uso del asistente se ajusta a su propia política de privacidad, textos legales, finalidades de tratamiento y obligaciones frente a sus usuarios.

• Debe informar de forma clara sobre el uso del chatbot.
• Debe indicar qué datos puede recoger y para qué finalidades.
• Debe enlazar su política de privacidad cuando corresponda.
• Debe evitar solicitar datos excesivos o innecesarios.
• Debe facilitar información veraz y actualizada para entrenar o configurar el asistente.

Si el cliente utiliza el chatbot para recoger leads, solicitudes, presupuestos, incidencias o datos de contacto, deberá asegurarse de que existe una base jurídica adecuada y de que el usuario recibe la información necesaria antes de enviar sus datos.

8. Usuarios finales del chatbot

Los usuarios finales deben utilizar el chatbot de forma responsable y evitar introducir información personal innecesaria, datos sensibles, datos de terceros o información confidencial que no sea necesaria para resolver la consulta.

Las respuestas del chatbot tienen carácter informativo y pueden no ser siempre completas, exactas o actualizadas. Cuando una consulta requiera revisión humana, asesoramiento profesional o confirmación específica, el usuario deberá contactar con el negocio responsable.

9. Derechos de protección de datos

Las personas interesadas pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, cuando resulten aplicables.

Para ejercer estos derechos, el usuario podrá contactar con el responsable del tratamiento a través del correo indicado en esta política o en la política de privacidad del negocio donde se haya instalado el chatbot.

Asimismo, el usuario puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos si considera que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la normativa aplicable.

10. Seguridad y uso responsable

Se aplicarán medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos tratados a través del chatbot y evitar accesos no autorizados, pérdida, alteración o uso indebido de la información.

No obstante, ningún sistema tecnológico puede garantizar una seguridad absoluta. Por ello, se recomienda no introducir información especialmente sensible, credenciales, datos bancarios completos, documentos identificativos o información confidencial innecesaria.

Se recomienda prestar especial atención a los riesgos del uso de herramientas de IA, limitando los datos personales expuestos y teniendo en cuenta que no siempre existen garantías de que la información generada sea correcta.

11. Menores de edad

El chatbot no está dirigido específicamente a menores de edad. Si una web o servicio está orientado a menores, deberán adoptarse medidas adicionales de información, supervisión y legitimación conforme a la normativa aplicable.

El chatbot no debe considerarse un juguete y, si puede ser utilizado por menores, se recomienda la supervisión de una persona adulta y la adopción de medidas adicionales de información y protección.

12. Actualización de esta política

Esta política podrá actualizarse para adaptarse a cambios legales, técnicos, comerciales o de funcionamiento del servicio.

La versión aplicable será la publicada en esta página en cada momento, sin perjuicio de las condiciones específicas acordadas con cada cliente.

13. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con privacidad, protección de datos o uso del chatbot IA, puedes contactar en:

[email de contacto]